Achteraf opgemaakte urenadministratie

Een schoonheidsspecialiste met een eigen salon claimt in haar aangifte inkomstenbelasting zelfstandigen- en startersaftrek. Daarvoor is vereist dat ze aan het urencriterium voldoet. De Belastingdienst schrapt deze aftrekposten omdat de urenadministratie niet specifiek genoeg zou zijn. Hoe oordeelt de rechter?

Standpunt schoonheidsspecialiste
Ter onderbouwing van haar bestede uren heeft de schoonheidsspecialiste een urenstaat, agenda en omzetspecificaties overgelegd. Daaruit zou blijken dat zij meer dan de vereiste 1.225 uren aan ondernemingsactiviteiten heeft besteed, namelijk 1.286 uren. Ze biedt in haar schoonheidssalon diverse behandelingen aan en verkoopt schoonheidsproducten. Om up-to-date te blijven volgt zij trainingen.

Standpunt Belastingdienst
Volgens de Belastingdienst kan de urenstaat niet als bewijs dienen. De urenstaat is te globaal en onvoldoende gespecificeerd. Verder zijn in de urenstaat meer klantbehandelingen opgenomen dan in de omzetspecificaties. Ook zijn er verschillen tussen de agenda en de urenstaat. Uit de financiële administratie blijkt dat producten voornamelijk zijn verkocht op data waarop in de urenstaat klantbehandelingen zijn opgenomen. Dit wekt het vermoeden dat de meeste producten zijn verkocht tijdens behandelafspraken en er dus geen extra uren voor worden gemaakt. Bovendien is niet voor alle in de urenstaat opgenomen werkzaamheden, zoals ‘training en productupdate’ en ‘werkzaamheden salon’ aanvullend bewijs geleverd.

Inhoud urenstaat
Volgens de rechtbank kan de urenstaat wel degelijk dienen als onderbouwing dat de schoonheidsspecialiste heeft voldaan aan het urencriterium.

De urenstaat bevat een overzicht van de verschillende categorieën werkzaamheden, te weten ‘klantbehandeling’, ‘administratie/inkoop’, ‘werkzaamheden salon’, ‘training/productupdate’ en ‘verkoopuren’. Vervolgens is in de urenstaat per dag aangegeven hoeveel uur aan de specifieke werkzaamheid is besteed. Op de zitting heeft de schoonheidsspecialiste toegelicht welke uren tot welke categorie behoren en hoe ze de werkzaamheden in de verschillende categorieën uitvoert. Zo heeft ze toegelicht dat de werkzaamheden in de categorie klantbehandeling betrekking hebben op zowel schoonheidsbehandelingen als productanalyse over en de verkoop van schoonheidsproducten. Verder licht ze toe dat ze onder de categorie ‘verkoopuren’ werkzaamheden heeft opgenomen waarmee ze haar schoonheidsbehandelingen en -producten onder de aandacht brengt. Deze werkzaamheden staan beschreven in de urenstaat.

De benaming van de categorie ‘klantbehandeling’ en het samenvoegen van verschillende werkzaamheden onder deze categorie kunnen tot verwarring leiden. Echter, de in de urenstaat opgenomen klantbehandelingen, te weten de schoonheidsbehandelingen en de productverkopen, vinden afdoende steun in de agenda respectievelijk financiële administratie.

De schoonheidsspecialiste hoeft niet alle afzonderlijke uren volledig te bewijzen of voor alle afzonderlijke uren naast de vermelding in de urenstaat aanvullend bewijs te overleggen. Volgens de rechtbank zijn de in de urenstaat vermelde werkzaamheden voldoende specifiek en onderbouwd. De urenstaat is daarom voldoende betrouwbaar en afdoende controleerbaar.

Achteraf opgemaakt
De urenstaat is achteraf opgemaakt. Dat doet afbreuk aan de bewijskracht. Echter, gelet op de gedetailleerdheid van de urenstaat en het feit dat de activiteiten in de urenstaat afdoende steun vinden in overige overgelegde stukken, is dit van onvoldoende gewicht om te concluderen dat aan de urenstaat geen bewijskracht meer toekomt.

Conclusie rechtbank
De schoonheidsspecialiste heeft aannemelijk gemaakt dat zij minimaal 1.225 uren aan haar onderneming heeft besteed. Ze heeft terecht zelfstandigenaftrek en startersaftrek geclaimd.

Let op: We adviseren u om uw urenadministratie regelmatig bij te werken. Een achteraf opgestelde urenadministratie die aansluit bij uw agenda, uw administratie en overige bewijsmiddelen kan, zoals blijkt, voldoende bewijs opleveren. Maar u neemt wel een risico, en de kans is groter dat u via de rechter uw recht moet halen.