Begin nu met voorbereidingen werkkostenregeling

Sinds de invoering van de werkkostenregeling kunt u ook kiezen voor toepassing van de oude regeling van vergoedingen en verstrekkingen. Veel werkgevers hebben dat tot nu toe steeds gedaan. Maar daaraan komt per 1 januari 2015 een einde. Dan wordt de werkkostenregeling verplicht ingevoerd voor alle werkgevers. De regeling is wel vereenvoudigd, zoals vorig jaar was toegezegd. Daardoor moet de vrije ruimte worden verlaagd van 1,5% naar 1,2% van de fiscale loonsom. Hoewel het parlement de vereenvoudigingen nog moet goedkeuren, doet u er verstandig aan de bestaande vergoedingen en verstrekkingen alvast te inventariseren. Daarop kunt u dan de ‘nieuwe’ werkkostenregeling toepassen, zodat u inzicht krijgt in de aanpassingen die nodig zijn om binnen de vrije ruimte te blijven en dus om 80% eindheffing te voorkomen. In de ‘nieuwe’ werkkostenregeling wordt onder meer voor bepaalde zaken het werkplekcriterium vervangen door het noodzakelijkheidscriterium. Dit geldt voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Als deze zaken noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de arbeid, dan mag u deze aan uw werknemer belastingvrij verstrekken of vergoeden. Het privégebruik van uw werknemer is daarvoor dan niet meer relevant. Daarnaast wordt de bestaande regeling voor personeelskorting (20% met een maximum van € 500 per jaar per werknemer) op producten en diensten uit het eigen bedrijf overgenomen in de ‘nieuwe’ werkkostenregeling. Ook wordt het verschil tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen weggenomen. Tot slot noemen we nog het jaarlijkse afrekenen. Nu moet per aangiftetijdvak worden beoordeeld of de vrije ruimte wordt overschreden en 80% eindheffing moet worden betaald. Vanaf 1 januari 2015 vindt deze afrekening pas plaats in januari van het volgende kalenderjaar. Dat neemt niet weg dat het tussentijds controleren wel is aan te raden om een eventuele eindheffing te beperken.