Kostenonderzoek bij een vaste kostenvergoeding

Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. U moet dan wel vooraf onderzoek doen naar de kosten die werknemers werkelijk maken. In een update van een handreiking van de Belastingdienst leest u hierover meer en vindt u een voorbeeld.

Als u geen kostenonderzoek doet, dan is de vaste kostenvergoeding loon van de werknemer. U kunt de vaste kostenvergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Deze valt dan onder de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Geen kostenonderzoek
Kosten die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, gaan altijd ten laste van de vrije ruimte als u deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor deze kosten hoeft u dus geen kostenonderzoek te doen. Wijst u de vergoeding niet aan als eindheffingsloon, dan hoort deze tot het loon van de werknemer.

Voorbeeld
Een verkooporganisatie heeft buitendienstmedewerkers in dienst. Zij zorgen voor de verkoop en zijn veel onderweg. De werkgever geeft een vaste kostenvergoeding van € 90 per maand voor de kosten die zij maken onderweg.

Geen kostenonderzoek
De werkgever heeft geen kostenonderzoek gedaan. Wel heeft hij de vaste kostenvergoeding aangewezen als eindheffingsloon. De vaste kostenvergoeding van € 90 komt ten laste van de vrije ruimte. Als de werkgever de vrije ruimte overschrijdt, is hij 80% eindheffing verschuldigd.

Wel kostenonderzoek
De werkgever doet wel een kostenonderzoek, omdat de buitendienstmedewerkers kosten maken voor zaken die gericht vrijgesteld zijn, of onder de intermediaire kosten vallen. Uit het kostenonderzoek blijkt dat zij gemiddeld de volgende kosten maken per maand:

• Parkeren leaseauto € 25
  geen gerichte vrijstelling
  wel intermediaire kosten
  niet aanwijzen als eindheffingsloon*
• Maaltijden en consumpties onderweg € 50
  wel gerichte vrijstelling
  geen intermediaire kosten
  wel aanwijzen als eindheffingsloon
• Reiniging kostuums € 20
  geen gerichte vrijstelling
  geen intermediaire kosten
  wel aanwijzen als eindheffingsloon
• Relatiegeschenken € 8
  geen gerichte vrijstelling
  wel intermediaire kosten
  niet aanwijzen als eindheffingsloon*

* De werkgever hoeft de vaste kostenvergoeding voor parkeren leaseauto en relatiegeschenken niet aan te wijzen als eindheffingsloon, omdat dit intermediaire kosten zijn. Omdat de werkgever een kostenonderzoek heeft gedaan, is dit geen loon voor de werknemer. 

De werkgever besluit op basis van het kostenonderzoek een vaste kostenvergoeding te geven voor bovenstaande bedragen. In totaal ontvangen de werknemers nu een vaste kostenvergoeding van € 103.

Omdat de werkgever een kostenonderzoek heeft gedaan, komen de volgende kosten niet ten laste van de vrije ruimte:  

• parkeren leaseauto
• maaltijden en consumpties onderweg
• relatiegeschenken

Alleen de vergoeding voor reiniging van de kostuums van € 20 komt ten laste van de vrije ruimte. Hierop is namelijk geen gerichte vrijstelling van toepassing en dit zijn geen intermediaire kosten.

Tip: We adviseren u graag over de vraag of een kostenonderzoek in uw bedrijf zinvol is en over de uitvoering ervan.