Onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten

Als werkgever mag u werknemers een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Hiervoor geldt in 2024 een gerichte vrijstelling van € 2,35 per thuisgewerkte dag. De vergoeding is bedoeld voor de extra kosten door het thuiswerken, zoals voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. U kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Wanneer kunt u de onbelaste vergoeding toekennen en hoe is de samenloop met andere vrijstellingen?

De gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten geldt naast de al bestaande gerichte vrijstellingen. Denk aan het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen en arbovoorzieningen.

Vaste vergoeding
U mag een werknemer een vaste vergoeding geven voor de thuiswerkkosten. Voor deze gerichte vrijstelling geldt de 128-dagenregeling. Dit wil zeggen dat als de werknemer 128 dagen thuiswerkt, u de werknemer een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuiswerkt. De 128-dagenregeling gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker, na aftrek van vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen.

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

• De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week thuis.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.

In de volgende situaties moet u de vergoeding naar tijdsgelang herrekenen:

• U start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding.
• De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar.

Aanpassing vaste vergoeding
De vaste vergoeding hoeft u niet aan te passen als een werknemer incidenteel een dag niet thuiswerkt. U past de vergoeding wel aan als de werknemer niet meer ‘in de regel’ op de vastgestelde  dagen thuiswerkt. Hiervan is sprake als een wijziging van de thuiswerkdagen meer dan 2 maanden duurt. Dit kan zich voordoen als een werknemer (deels) onbetaald verlof heeft. Of nog sprake is van ‘in de regel’ beoordeelt u per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding. 

Samenloop thuiswerken en reizen voor het werk
U mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor reizen naar een vaste plaats van werkzaamheden toepassen. Werkt een werknemer een deel van de dag thuis en het andere deel op de vaste plaats van werkzaamheden, dan kiest u voor die dag of u de gerichte vrijstelling toepast voor de reiskostenvergoeding (€ 0,23 per kilometer) óf voor de thuiswerkkosten (€ 2,35 per thuiswerkdag). Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag u wel één van deze vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaalt u 80% eindheffing.

Vaste plaats van werkzaamheden
Er is in ieder geval sprake van een vaste plaats van werkzaamheden als de werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar op dezelfde plek werkt. Dit is ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste plaatsen van werkzaamheden.

Thuiswerken en dienstreis
Werkt de werknemer op een dag deels thuis en maakt hij een zakelijke reis die geen woon-werkverkeer is, maar een dienstreis? Dan mag u zowel de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer als de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten toepassen.

Afspraken met de werknemer
U kunt met de werknemer afspraken maken over het aantal thuiswerkdagen. Deze kunnen een basis zijn voor de vaststelling van de onbelaste vergoeding voor de reizen voor woon-werkverkeer en voor de thuiswerkkosten.

Vervoer vanwege de werkgever
Heeft de werknemer de beschikking over een OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of fiets van de zaak of ander vervoer vanwege de werkgever? En maakt de werknemer hier daadwerkelijk gebruik van voor een reis naar een vaste plaats van werkzaamheden op een dag dat hij ook thuiswerkt? Dan mag u voor die dag geen gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten geven. Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag u de vergoeding voor thuiswerkkosten wel aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaalt u 80% eindheffing.

Dienstreis
Werkt de werknemer op een dag deels thuis en maakt hij een zakelijke reis die geen woon-werkverkeer is, maar een dienstreis? Dan mag u voor die dag wel de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten toepassen.

Voorbeeld 1
Henk werkt 5 dagen per week. Hij werkt 2 dagen thuis en reist 3 dagen met zijn auto naar kantoor (enkele reisafstand 20 km.)

• Reiskostenvergoeding per maand:
  3/5 x 214 dagen = 129 dagen; 129 dagen x (40 km. x € 0,23) / 12 = € 98,90
• Thuiswerkkostenvergoeding per maand:
  2/5 x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2,35) / 12 = € 16,84

Voorbeeld 2
Ingrid werkt 4 dagen per week. Zij werkt 2 dagen thuis en gaat 2 dagen met de fiets naar kantoor (enkele reisafstand 12 km.)

• Reiskostenvergoeding per maand:
  2/5 x 214 dagen = 86 dagen; 86 dagen x (24 km. X € 0,23) / 12 = € 39,56
• Thuiswerkkostenvergoeding per maand:
  2/5 x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2 ,35) / 12 = € 16,84