Versoepeling identificatie werknemer

Werkgevers hebben voor de loonheffingen administratieve verplichtingen. Zo moet een werkgever de identiteit van de werknemer vaststellen aan de hand van het originele identiteitsbewijs, op straffe van de toepassing van een tarief van 52%. De huidige bijzondere omstandigheden kunnen meebrengen dat werkgevers deze verplichtingen niet, niet tijdig of niet geheel kunnen nakomen.

Administratieve verplichtingen algemeen
De Belastingdienst neemt een soepel standpunt in als een werkgever of werknemer de tekortkoming in de administratieve verplichting voor zover mogelijk herstelt zodra dit kan.

Voorbeeld identificatie nieuwe werknemer
Een werkgever moet voor de eerste werkdag van een werknemer of – als de werknemer op de eerste werkdag wordt aangenomen – op de eerste werkdag voor aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer vaststellen aan de hand van het origineel van een toegelaten identiteitsbewijs en een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie opnemen.

Het is in de huidige omstandigheden niet altijd in redelijkheid mogelijk om de identiteit van de werknemer tijdig volgens de wettelijke regeling vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. In een dergelijk geval kan de toepassing van het anoniementarief achterwege blijven als de werkgever de identiteit van de werknemer volgens de wettelijke regeling vaststelt zodra hij daar in redelijkheid toe in staat is. Dit laat de verplichting onverlet om een kopie (al dan niet digitaal) van het identiteitsbewijs tijdig op te nemen in de loonadministratie.

Tip: Vanwege de coronamaatregelen kunt u soms uw administratieve verplichtingen als werkgever in redelijkheid niet, niet tijdig of niet geheel nakomen. Als u dat herstelt zodra het weer kan, krijgt u geen sanctie.