Werkkostenregeling: hebt u nog ruimte?

Zo aan het einde van het jaar komen bij veel bedrijven de extraatjes zoals kerstpakketten, eindejaarsuitkeringen, gratificaties en bonussen weer in beeld. Vanwege de Werkkostenregeling staan werkgevers in 2015 voor nieuwe afwegingen. Het belang kan behoorlijk oplopen. De grote vraag is: hoeveel vrije ruimte is er nog?

Een extraatje voor de werknemer van € 100 in de ‘vrije ruimte’ kost de werkgever € 100. Het leidt dus niet tot extra werkgeverslasten en is voor de werknemer onbelast. Maar als de vrije ruimte in de loop van 2015 al is verbruikt, kan dat netto extraatje van € 100 de werkgever meer dan € 180 kosten. Bij grotere bedragen en meer werknemers lopen deze bedragen dienovereenkomstig op.

De vrije ruimte wordt bepaald door het totale fiscale loon dat de werkgever betaalt aan zijn werknemers. De wet stelt de vrije ruimte op 1,2% van dat fiscale loon. De vrije ruimte mag worden gebruikt voor onbelaste extraatjes, loon in natura, vergoedingen en verstrekkingen. Om misbruik te voorkomen is wel bepaald dat het extraatje niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is.

Let op: er zijn onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die buiten de vrije ruimte om lopen. Daarvoor gelden dan specifieke voorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten (maximaal € 0,19 per kilometer), bijscholing, studiekosten en voor het werk noodzakelijke gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen. Zo zijn er nog tientallen andere mogelijkheden, van bedrijfskleding tot bedrijfsfitness.

U begrijpt dat een klein bruto-nettoverschil (€ 80 in het voorbeeld) voor zowel werkgever als werknemer het gunstigste is. Stel, u wilt als werkgever nog iets extra doen met een bepaalde netto-waarde voor de werknemers, maar de kosten wit u binnen de perken houden. U begint dan met een tussentijdse berekening van de vrije ruimte 2015. Gaat u buiten deze ruimte, dan kunt u wellicht het extraatje zo vormgeven dat het onder een van de vele specifiek geregelde vrijstellingen valt.